Eğer bir şirket sahibi iseniz sık sık ön muhasebe ve muhasebe terimlerini duyuyor olmanız normaldir. Ancak ön muhasebe ve genel muhasebe isim benzerlikleri nedeni ile sıklıkla birbiriyle karıştırılır. Ön muhasebe yapılan iş yönünden bakıldığında şirketiniz için genel muhasebeden daha önemlidir. Peki ön muhasebe neden bu kadar önemlidir gelin birlikte inceleyelim.
Ön muhasebenin amacı nedir?
Ön muhasebenin amacı şirketinizin yönetimi ile alakalı her türlü veriyi takip etmektir. Alış satış işlemleri sonrası değişen stok miktarlarınız, müşterilerinizin borç alacak bakiyeleri, kasanızdaki nakit paranız, banka hesaplarınız, faturalarınız, çek senet işlemleriniz, aldığınız verdiğiniz teklifler, siparişler ve bunlara ait hareketlerin hepsi ön muhasebe kapsamında takip edilir. Ön muhasebe şirketin kendi bünyesinde tutulmalıdır.
Ön muhasebe neden bu kadar önemlidir?
Yukarıda ön muhasebenin amacı nedir bölümünde bize rehberlik eden bilgiler doğrultusunda bir işletmenin bünyesinde gerçekleşen neredeyse bütün işlemler ön muhasebe kapsamında takip edilir. En basitinden bir satış yapacağınızda dahi o stoğun elinizde ne kadar olduğunun kontrolü yada müşterinizin ödeme vadelerinin gelip gelmediğinin kontrolü yapılmalıdır. Bu nedenle gerektiğinde ihtiyacınız olan bilglere anında ulaşabilmeniz için ön muhasebe oldukça önemlidir.
Ön muhasebe tutarken neler yapmalısınız?
Ön muhasebe tutarken yapmanız gereken belirli işlemlerin detayları aşağıdaki gibidir. Adeta bir ön muhasebe eğitimi niteliğinde olan bu pratik bilgileri okumanız oldukça faydalı olacaktır;
Stok Takibi
Alış satışını yaptığınız ürünlerin takibinin yapılması oldukça önemlidir. Stok takibi yapmak size hangi ürünün deponuzda ne kadar olduğu konusunda bilgi verecektir. Ayrıca Sav Şirketim ile kritik stok miktarlarını belirterek ürünleriniz belirli bir stok miktarının altına düştüğünde kontrollerini daha kolay yapabilirsiniz.
Böylece satış yaptığınızda elinizde stok bulunmama riskini en aza indirebilirsiniz. Ayrıca stok giriş çıkış işlemlerinizi takip etmeniz raporlama ve stok ekstresi alma konusunda kolaylık sağlayacaktır.
Yaptığınız alım satım işlemleri sonrasında müşterilerinizin yada tedarikçilerinizin borç alacak bakiyelerinin takibini cari hesap takibi ile yapabilirsiniz. Müşterilerinizle yaptığınız işlemlerin detaylarını cari ekstresi ile görüntüleyebilirsiniz.
Fatura Takibi
Alış ve satış işlemlerinde faturalarınızı takip etmeniz faturalarınızı kayıt altına almanız çok önemlidir. Ayrıca program aracılığı ile faturalarınızı otomatik olarak yazıcıdan yazdırabilir fatura yazdırma konusunda önemli ölçüde zaman kazanabilirsiniz.
İrsaliye Takibi
Fatura kesmeden önce ürünlerinizi irsaliye ile göndermek istiyorsanız irsaliye takibi yapmanız zorunludur. Bu irsaliyelerinin hangilerine fatura kesilip hangilerine kesilmediğinin takibini yapmanız işlerinizi kolaylaştıracaktır.
Sipariş Yönetimi
Eğer satış işlemi öncesi müşteriniz alacağı ürünleri size bir sipariş formu ile bildiriyorsa bu siparişlerin takibinin yapılması gereklidir. Ön muhasebenizi tutarken bu siparişlerin takibini kolayca yapabilmeniz oldukça önemlidir.
Teklif Yönetimi
Bazen müşterileriniz ürünü almadan önce teklif ister. Yada siz bir ürün alacakken tedarikçinizden teklif göndermesini isteyebilirsiniz. Bu tekliflerin takip edilmesi doğru ürünü seçme konusunda önemlidir. Teklifler daha sonra siparişe yada faturaya dönüştürülebilir.
Çek Senet Takibi
Çek ve senet ticari işlemlerde yaygın olarak kullanılmaktadır. Çek ve senet işlemlerinde belirli takipler zamanında yapılmadığı taktirde mağduriyetler yaşanabilmektedir.
Bu nedenle işletmeniz bünyesinde alıp verdiğiniz çek ve senetlerin takibini yapmanız çok önemlidir.
Personel Çalışan Takibi
Personel ve çalışanlarınızla olan işlemlerinizinde takibi ön muhasebe kapsamında yapmanız gerekenlerden biridir. Çalışanlarınıza ödediğiniz maaş, avans, hakediş gibi işlemleri takip etmeniz gereklidir.
Kasa Takibi
Nakit yaptığınız işlemlerin takibi kasanızda bulunan nakit miktarını bilebilmeniz açışısından önemlidir. Ayrıca gelir gider takibi yapmak için kasa hareketlerinizi ve kasa ekstrenizi istediğiniz zaman alabilmeniz gereklidir. Bu nedenle kasa hesap takibi yapmalısınız.
Banka Takibi
Havale yada eft ile gelen ödemeleriniz yada sizin yapmış olduğunuz ödemelerde ön muhasebe kapsamında tutulmalıdır. Şirketinizin nakit akışını tam olarak takip edebilmek için kasa hesap takibinin yanı sıra banka hesap takibinizide yapmanız önemlidir.
Ön muhasebemi kendim tutabilir miyim?
Evet Sav Şirketim ile ön muhasebenizi kendiniz tutabilirsiniz.
Ön muhasebenin kapsamlı oluşu şirket hesaplarını kendi tutan işletme sahiplerine zorluk oluşturabiliyor. Eforlarını şirketlerini büyütmek yerine Excel tabloları yada karmaşık defterlerle uğraşarak harcamalarına sebep olabiliyor.
Ancak, kullanımı kolay ve ekonomik bir çözümle ön muhasebe konusu işlerinizi kolayca yürütebileceğiniz bir şekle dönüşüyor.
Ön muhasebenin sağladığı faydalar nedir?
Şirketinizin finansal işlemlerinin tutulduğu ön muhasebe doğru yapıldığında zaman ve paradan tasarruf sağlayacaktır.
Ön muhasebe stok takibi, fatura takibi, kasa gelir gider takibi, banka hesap takibi, müşteri cari takibi, tahsilat takibi gibi pek çok detayı barındıran bir yöntemdir. Bu nedenle ön muhasebede işlemlerin karmaşıklığa sebep olmadan takip edilmesi çok önemlidir.
Ön muhasebe tutarken karmaşıklığa sebep olan yöntemler nelerdir?
Bazen çok kolaymış gibi görünen ön muhasebe tutma yöntemleri zaman içerisinde sizi işin içinden çıkılmaz hale getirebilir. Hatta bu karmaşa öylesine büyük olurki çok büyük şirketler dahi bu durumun üstesinden gelmekte zorlanabilirler. Şimdi bu yöntemlere bir göz atalım;
Defter kullanarak ön muhasebe yapmak
Ön muhasebe tutarken kullanılan en geleneksel yöntemdir diyebiliriz. Bakkal hesabı olarakta adlandırılır. Tüm ön muhasebe işlemlerinizi deftere kaydederek tutarsınız ve bir zaman sonra işler içinden çıkılmaz hale gelir. Bir müşterinin borcunu hesaplamak günler alır, bir cari ekstresi çıkarmak haftalar sürer ve hiçbir zaman doğru raporlama yapamazsınız. Buna ek olarak zaman içinde defterde oluşacak yıpranmalar yazdıklarınızın okunmamasına neden olur.
Ön muhasebe için Excel kullanmak
Ön muhasebe tutarken tercih edilen bir diğer yöntemde işlemleri Excel’e kaydetmektir. Bu yöntemde işin içine formüller ve diğer karmaşık işlemler girdikçe içinden çıkılmaz bir hale gelir. İyi bir excel kullanıcısı olsanız dahi oluşan karmaşanın altından kalkmak oldukça zordur.
Ayrıca verilerinizi sadece Excelde tutmanız otomatik bir yedeklemenin olmaması son derece risklidir. Ön muhasebe kayıtlarınız saniyeler içerisinde yok olabilir.
Excel’in bir diğer zorluğu ise daha önce yapmış olduğunuz işlemlerinizi ararken yada rapor hazırlarken çokta kolay olmamasıdır.
Peki ön muhasebe yerine asıl işine odaklanmak isteyenler ne yapıyor?
Ön muhasebeyi yukarda belirttiğimiz yöntemler dışında kolay kullanılabilir, ekonmik bir ön muhasebe programında tutmayı tercih eden firmalarda bulunmaktadır. Bu sayede verileriniz bilgisayarınızda düzenli yedeklenerek tutulur.
Böylece online muhasebe sistemlerinin aksine internet bağlantınız olmasa dahi işlemlerinizi aksamadan devam ettirebilirsiniz. Sadece bir defa ücret ödeyerek ön muhasebenin sürekli bir gider olmasından kurtulursunuz.
Sav şirketim’i hemen indirerek ücretsiz denemek için aşağıdaki linke tıklayabilirsiniz.
